Jak zavést ve firmě udržitelné změny a ještě u toho ušetřit moře času

Dana Salačová

Možná chcete ve firmě zavést nějakou změnu, ale nevíte, kde začít. Možná máte obavu, že takový projekt sežere spoustu času. Možná se ptáte, jestli vůbec přinese nějaké skutečné dopady.

V tomhle článku vám ukážu, jak pomocí dvourychlostního přístupu udělat ve firmě změny, které mají velmi rychlý dopad na byznys, dávají dlouhodobě smysl a ještě vám ušetří spoustu času.

0_zlA8_64qbIBn88qh.jpg Photo by Brad Starkey on Unsplash

Změny nejdou dělat zprostředka

Většina klientů, kteří za mnou přichází s tím, že mají problém, má zároveň i vymyšlené řešení.

Když si spolu ale chvíli povídáme, začínáme společně objevovat další věci, které budeme muset s vymyšleným řešením domyslet. Většinou se jedná o procesy uvnitř a vně firmy, které s řešením musí vzniknout, a dopad řešení na podobu nabízené služby.

Jednoduše řečeno, klient nemá řešení namyšlené dostatečně komplexně a podrobně. A nemá definované základní parametry projektu — cíle, smysl projektu, kontext, za kterých projekt vzniká…

Dohledala jsem zajímavou statistiku o projektovém managementu, kde se mimo jiné píše, že 37 % projektů je odsouzeno k nezdaru už na startu kvůli tomu, že si firma nedostatečně vydefinuje cíle a milníky projektu. To je víc než třetina.

Řekněme si proto hned na rovinu:

Když nevíte, odkud a kam jedete, tak vám rozhodnutí, že pojedete autobusem, cestu nijak neusnadní.

0_E6YG1NJOYB_eaYHF.jpg Photo by wang loko on Unsplash

Vymýšlení řešení je až druhou fází celého procesu. Nejdřív je potřeba projít fází poznání. Možná se vám v tuhle chvíli zdá, že je to zbytečný žrout času. Co se ale pravděpodobně stane, když ji vynecháte:

  • Nebudete schopni pohnout se z místa, příp. budete téma stále opouštět a znovu otvírat.
  • Budou vznikat řešení, která nejsou dlouhodobě udržitelná nebo nepřinesou žádný nebo jen malý dopad na byznys nebo spolu navzájem nehrají nebo všechno dohromady.
  • Lidi ve firmě nebudou rozumět tomu, co se děje a proč, a nebudou schopni efektivně plnit úkoly, příp. přicházet s novými nápady.
  • Budete neustále jen měnit směr lodi na moři a nikdo nebude vědět, jestli jedete dobrým směrem, protože nikdo nezná cíl cesty.

Jednoduše řečeno:

Žádná posbíraná data = žádné informace, na základě kterých byste mohli dělat informovaná rozhodnutí, která povedou k vyřešení vašeho problému.

Uděláme společně krok zpět a zamyslíme se

Zatím jsem nepoznala klienta, který by měl čas se zamyslet nad věcmi, které nejsou klíčové pro fungování jeho byznysu teď a tady.

Když klientů ptám na strategii a budoucnost firmy, odpovídají mi: “Nad tím jsem neuvažoval/a. Řeším věci, které firmu udrží v kondici teď.” To dává určitě velký smysl, protože kdyby to nedělali, žádné “potom” už by nemuselo být.

Zároveň ale i oni cítí, že to plutí byznysem bez dlouhodobého cíle a nastaveného směřování firmy má trhliny, které by potřebovaly zacelit, aby firma prosperovala dlouhodobě. Ale jak to udělat, když na to není čas?

0_dofr2yV2nn7_7H3d.jpg Photo by Aron Visuals on Unsplash

V tomto vidím právě tu největší přidanou hodnotu designéra: že odpracuje velkou část hluboké práce, na kterou klient nemá čas, a přinese mu hotové výstupy, na jejichž základě může dělat informovaná strategická rozhodnutí.

Co uděláme v rámci hluboké práce:

  • Zarámujeme projekt (o čem bude, k čemu má sloužit, jaké má zdroje).
  • Posbíráme dostupná data a uděláme z nich informace (dáme je do souvislostí, interpretujeme je).
  • Rozšíříme si obzor a hledáme i jiná řešení.
  • Definujeme měřitelné cíle, abychom v budoucnu mohli rychle vyhodnocovat úspěšnost řešení, příp. opouštět slepé větve.

Co to klientovi přinese:

  • Dlouhodobě — informace ke kompetentním rozhodnutím, udržitelné změny.
  • Krátkodobě — efektivní a okamžitá řešení, která dávají smysl a mají dopad na byznys.
  • Obrovskou úsporu času.

Dvourychlostní přístup

Na jedné straně tedy pracujeme systematicky na strategických úkolech, ale na druhé straně zároveň na menších malých projektech, které přináší okamžité uspokojení a zisk klientovi.

Skutečná změna se totiž neděje zběsile a najednou, ale postupně po kapkách. Díky tomu se implementuje velmi něžně, místo aby způsobovala žaludeční vředy.

Oproti tomu dílčí projekty jsou nastavené tak, aby přinášely rychle výsledky. Nesnažíme se o jeden dokonalý velký výstup, ale řadu drobnějších, které se budou postupně testovat a upravovat.

0_ug5sUN7ADRFx-La5.jpg Photo by Brett Jordan on Unsplash

Tím se zajišťuje, že děláme na změnách, které jsou udržitelné a maximálně efektivní. Zároveň jsou v souladu se strategií, a naplňují tak dlouhodobé cíle, na kterých pracujeme v rámci velkého projektu.

Změny uvedeme v život

Moje úloha je nejen v tom, že ty změny spolu vymyslíme, ale že je pomáhám realizovat a že to spolu odmakáme.

O tom, jak nastartovat změnu ve firmě během tříhodinového workshopu, jsem už psala v předchozím článku.

Je naprosto klíčový, aby těm změnám lidi uvnitř firmy rozuměli a pomáhali je uskutečňovat. Jak to udělat a nadchnout je pro věc, to je další úkol pro designéra a tomu se bude věnovat můj další článek.

V čem vám může pomoct designér?

  • Má odstup a dokáže navrhnout nová řešení.
  • Má čas na hlubokou práci.
  • Klade chytré otázky, které rozklíčují dílčí problémy.
  • Dokáže designovat proces tak, aby se projekt velmi rychle posouval a přinášel okamžité výsledky díky menším úkolům.
  • Umí využít váš čas maximálně efektivně, aby posbíral potřebná data.

Máte něco konkrétního, co vás trápí? Pojďme to probrat u kafe! :)

Dana Salačová

Další články

Jak za pár hodin zastavit postupující chaos ve firmě

Začátkem letošního roku se na mě obrátil GarantovanýNájem.cz s pros…

Celý článek Case study

Jak nastartovat inovace služeb v neziskovce

Když mi loni v březnu bylo nabídnuto, abych se ujala mentoringu HCD v te…

Celý článek Inovace

Zbavte se neproduktivních mítinků a získejte 31 hodin měsíčně

“Prosim tě, promiň, já už musim, mám další mítink…”…

Celý článek Meetings

Jak během krize získat náskok před konkurencí?

Stojíme na počátku (nejen) ekonomické krize. Klienti se mě čím dál …

Celý článek Case study

Jak díky inovacím na ministerstvu pomáháme lidem snáze projít oddlužením

Ukážu vám projekt, kde pomáháme mnoha lidem začít nový život bez d…

Celý článek Case study

Díky nám si ve firmě zorganizovali workshop sami. A to za dost vražedných podmínek

Jak udělat workshop bez zkušeného facilitátora? Těžko, řekl by škar…

Celý článek Case study

Optice Richter jsme překopali celý e-mailing. Teď ho lidi fakt čtou a chodí na pobočku

„Máme externí agenturu na marketingovou komunikaci, která nám dělá …

Celý článek Case Study

Co dělat, když je projekt rozjebaný jak ruská carevna?

Čím dál častěji mě zvou k projektům, které jsou ve stádiu mrtvoln…

Celý článek Case Study

Co dělat, když se projekt vyvíjí jako jízda na sáňkách v létě…

Znáte to. Odstartujete projekt, častokrát nemusí jít ani o nic zásadn…

Celý článek Meetings

Pristupujte k emailingu ako k randeniu

Pri zmienke o emailingu často myslíme ihneď na zložité newslettery, de…

Celý článek E-mailing