Jak za pár hodin zastavit postupující chaos ve firmě

Dana Salačová

Začátkem letošního roku se na mě obrátil GarantovanýNájem.cz s prosbou o spolupráci. “My bychom od vás chtěli návrh takového miniwebíku.” V duchu se začínám usmívat. Za triviálním zadáním se mnohdy skrývají rozsáhlejší a zajímavější problémy, se kterými klient potřebuje pomoct, třebaže to sám zatím netuší. A taky že jo! :)

Brzy se ukázalo, že firma roste tak rychle, že se uvnitř postupně rozpíná chaos a je velmi těžké vytvořit pro GarantovanýNájem.cz onen miniwebík, protože:

  • už ani sami majitelé neví, co patří pod jakou službu nebo firmu. Natož volnonožec zvenku a už vůbec ne potenciální klient.
  • Že ani není jasné, co se ve firmě změní v následujících pár měsících a jak to ovlivní službu, o které má být miniwebík.
  • Majitelé mají extrémní množství dobrých nápadů, které realizují, ale s nárůstem chaosu se rozmělňují rozpočty na marketing, zaměstnanci jsou čím dál víc přetížení a nejsou schopní některé činnosti posouvat. A hlavně nejsou schopni dokončovat rozdělané úkoly a projekty.
  • Firma je navenek i uvnitř čím dál míň srozumitelná a i běžné aktivity jako třeba vysvětlení struktury firem uchazeči o zaměstnání je pekelně těžká disciplína.

0_s13DqGALmlxFr1o7.jpg Photo by Brett Jordan on Unsplash

Potřeba zastavit rozpínání chaosu tu byla obrovská. Stejně jako tlak na to doručovat výsledky. Spousta lidí si myslí, že tyto dvě činnosti jdou proti sobě. Opak je ale většinou pravdou, stejně jako to bylo v případě GarantovanýNájem.cz.

Příběh GarantovanéhoNájmu.cz, dále jen GN, není zdaleka ojedinělý. Když firma dojde do bodu, kde už jsou všichni přehlcení a nemají čas zamyslet se nad velkými věcmi s odstupem z důvodu zavalení operativou, a když se to začne podepisovat na efektivitě práce, je nejvyšší čas pozvat si do firmy člověka, který se v takových věcech vyzná a bude vědět, co dělat.

A právě proto vznikl tenhle článek. Chci inspirovat další firmy, aby i pod tlakem operativy našly odhodlání a čas pro řešení hlubších otázek. Přála bych si, abyste viděli, že najít cestu ven je jednoduché, když víte, jak ji hledat. A pravděpodobně vám takové zastavení dodá chuť do práce, jelikož ucítíte, že práce má větší smysl a jste na dobré cestě. :)

Na příkladu úvodního/strategického workshopu koncipovaného na pouhé 3 hodiny s GN vám ukážu, jaké první kroky a cvičení se běžně s designérem dělají proto, abyste ve firmě podpořili řád a smysluplné směřování firmy.

Příprava

Bez pořádné přípravy nedává párhodinový workshop vůbec smysl. Je to vlastně nejdůležitější část celého procesu. Cílem je posbírat pro účastníky všechny důležité informace, na jejichž základě mohou dělat informovaná rozhodnutí o směřování firmy. Špatná nebo žádná data přinesou špatná nebo žádná rozhodnutí a propálený čas všech zúčastněných.

Když si zpočátku spolupráce mapuju, co vše potřebuji zjistit, rozdělím si práci na to, co potřebuji zjistit uvnitř firmy a co zvenčí. Klasicky se jedná o získání informací od zaměstnanců, konkurence a zákazníků.

Na vplutí do problematiky mi nejlépe fungují tzv. kontextové rozhovory, ze kterých pak dělám shrnutí na workshop. Díky němu se účastníci velmi rychle nalodí do názorů ostatních na potřebná témata, ušetří tím hodiny diskuzí v kruhu a umožní, že se workshop vůbec může konat a může jet podle plánu.

Některé věci si lidé potřebují promyslet a nejde tuto fázi přeskočit — takové věci dokážu vytipovat před workshopem a udělat potřebné kroky proto, aby pravděpodobnost, že taková místa dodatečně na workshopu odhalíme, byla minimální.

Dále se vždy musí dobře nastavit očekávání od workshopu a co bude jeho výstupem (co nejkonkrétněji). Má to být zadání k další práci/hotový prototyp služby/definice značky nebo třeba struktury firmy jako v našem případě? S ohledem na to se celý workshop i s přípravou naplánuje.

Standardně si před workshopem dávám dohromady tyto podklady, častokrát i s jednotlivci/menšími týmy klienta:

  • definici stávající podoby služeb, případně firem, jejich smyslu a hodnoty — když to dává smysl. V tomto konkrétním případě to dávalo velký smysl. :)
  • Analýzu konkurence,
  • získání obchodních cílů a jak se daří je plnit,
  • finanční analýzu,
  • zvědomění toho, co firma potřebuje k dlouhodobé prosperitě — tohle je úkol na majitele firmy.

Proč workshop

Workshop je nejefektivnější způsob, jak dostat komplexní pohled na firmu. Proto na něm vždy musí být přítomni majitelé a šéfové jednotlivých oddělení, jedině tak se za krátký čas dokáže posbírat zpětná vazba ze všech částí firmy. Když se tato podmínka nedodrží, komunikace se rozmělní a času se nakonec promrhá mnohem více.

Cíle workshopu byly:

  • vnést světlo na to, co firma dělá, proč a jestli daná aktivita pomáhá celku,
  • určit, kde teď jsme, silné a slabé stránky,
  • stanovit novou strukturu firmy, jak začlenit právě vznikající značky firmy pod jeden brand,
  • vymyslet bezpečný způsob, jak ověřit naše nápady předtím, než se pustíme do změn.

Průběh workshopu

Níže najdete podrobný návod, jak si můžete tento strategický workshop udělat u vás ve firmě, když třeba na první dobrou nepřesvědčíte šéfa, abyste si na to mohli pozvat člověka zvenku.

0_4SekyelsgtgkzwMm.jpg Photo by Jo Szczepanska on Unsplash

Úkoly probíhají pod velkým časovým tlakem a je třeba s touto skutečností všechny účastníky před jeho zahájením seznámit a odsouhlasit si, že je to v pohodě. A taky to, že všichni budou 100% myšlenkově přítomni — žádné mobily, noťasy, povídání… Na workshop jsme měli 3 hodiny a každá minuta byla naplánovaná:

1. Nalodění týmu — 25 minut: Tohle je jedna z nejdůležitějších částí workshopu — i když vás budou kolegové lámat, ať tuto část přeskočíte, nikdy to nedělejte. Potřebujete vycházet ze stejných informací při úkolech nebo se vám to může totálně v průběhu rozvést.

Shrnuli jsme si:

  • co řekli zaměstnanci v kontextových rozhovorech a co z toho plyne, kde je (ne)shoda,
  • co vyplynulo z analýz,
  • co říká trh,
  • jaké aktivity jsou z byznys hlediska klíčové.

2. Sdílení informací — 85 minut:

Nejprve každý účastník workshopu pojmenoval tyto oblasti:

  • co jsou aktuální potřeby jeho oddělení,
  • jaké činnosti teď probíhají,
  • jaké činnosti jsou plánované,
  • co z toho jsou klíčové aktivity firmy,
  • jak vidí majitelé jednotlivé služby — kde je jejich smysl a budoucnost,
  • jaké přání a obavy lidé ve firmě mají.

Odpovědi si pak vzájemně představili, vylepili a pospojovali do tematických celků.

Po tomto skupinovém sdílení jsme se rozdělili do dvou týmů a v nich jsme porovnávali jednotlivé služby mezi sebou. Klíčové bylo postavit týmy vyváženě — v každém byl jeden majitel. Díky tomu se podařilo konfrontovat dva světy vedení společnosti.

Následně jsme se snažili stanovit, jak uvést tyto služby do vzájemné symbiózy. Určili jsme, jaké jsou jejich cílové skupiny a jak jsou navzájem slučitelné. Uvažovali jsme, zda je potřeba některé služby z jednotného brandu vynechat.

Z této práce jsme vytvořili zadání pro budoucí strukturu firem v rámci jednotného brandu.

3. Nachytřovací okénko na budování brandu — 30 minut:

Nachytřovací okénko je vyhrazený prostor na edukaci účastníků workshopu, aby měli k nějakému velkému rozhodnutí specifické nebo odborné znalosti. Během okénka se tyhle klíčové informace v kostce předají, aby se dál mohla dělat kompetentní rozhodnutí.

4. Určíme další kroky — 40 minut:

Workshop je vlastně odrazovým můstkem k realizaci vymyšlených nápadů na workshopu. Byť mám zkušenost, že workshop častokrát dokáže ušetřit týdny práce, všespásný není. Dodá ale energii do žil a chuť dotáhnout společně započatou práci.

Výstup z workshopu a co dál?

  • Výsledkem workshopu byly dva návrhy nové struktury firem. Určili jsme další kroky, které povedou k výběru jedné finální struktury.
  • Stanovili jsme následné úkoly, které povedou k obnovení řádu ve firmě, jejich vlastníky a termíny.
  • Definovali jsme hrozby celého projektu, na jejichž řešení pracujeme.
  • Vytvořili jsme “malý projekt”, který nám umožnil v krátkém čase rozvinout nejdůležitější aktivity firmy, aniž bychom museli čekat na změnu celého systému. Mezi nimi byl i onen “miniwebík”. Workshop přinesl pouhé 2 týdny zpoždění začátku prací. Už jsme ale měli “miniwebík” usazen v kontextu ostatních prací a pevně věřím, že se na něj aspoň rok a půl nebude muset sáhnout a bude fungovat.

Po workshopu následovala hluboká analýza konkurence a odhalení příležitostí pro firmu v jednotlivých službách. Aktuálně v kombu s brand designérem pracujeme na novém jednotném brandu GN a moc se těšíme na to, až spatří světlo světa.

Co už ve firmě funguje líp?

Máme konkrétní plán, kterého se držíme a realizujeme jej. Po workshopu si GN klidně mohl vzít všechny aktivity sám pod svá křídla a službu designéra již nezahrnovat. S designérem to jde vše snáz a já mám velkou radost, že můžu být u toho.

1_shZM24BlCHf_cLhIIlukgQ.webp

Díky čemu se GN konečně daří hýbat i s velkými věcmi? Nepovažuju se za externího konzultanta, ale za nového parťáka ve firmě. Zvenku se problémy uvnitř řešit nedají. Proto co nejvíc mluvím s lidmi ve firmě a nasávám vše, co se v ní děje. Zároveň mám odstup a čas na hlubokou práci, který zaměstnanci nemají. Věřím, že aby to dávalo smysl a přinášelo to oběma stranám co nejvíc, je potřeba o věcech skutečně přemýšlet.

Díky tomu dokážeme s klienty řešit i komplexní problémy za extrémně krátký čas. Budu ráda, když i vám tenhle článek pomůže najít další směr vaší práce.

Dana Salačová

Další články

Jak zavést ve firmě udržitelné změny a ještě u toho ušetřit moře času

Možná chcete ve firmě zavést nějakou změnu, ale nevíte, kde začít.…

Celý článek Case study

Jak nastartovat inovace služeb v neziskovce

Když mi loni v březnu bylo nabídnuto, abych se ujala mentoringu HCD v te…

Celý článek Inovace

Zbavte se neproduktivních mítinků a získejte 31 hodin měsíčně

“Prosim tě, promiň, já už musim, mám další mítink…”…

Celý článek Meetings

Jak během krize získat náskok před konkurencí?

Stojíme na počátku (nejen) ekonomické krize. Klienti se mě čím dál …

Celý článek Case study

Jak díky inovacím na ministerstvu pomáháme lidem snáze projít oddlužením

Ukážu vám projekt, kde pomáháme mnoha lidem začít nový život bez d…

Celý článek Case study

Díky nám si ve firmě zorganizovali workshop sami. A to za dost vražedných podmínek

Jak udělat workshop bez zkušeného facilitátora? Těžko, řekl by škar…

Celý článek Case study

Optice Richter jsme překopali celý e-mailing. Teď ho lidi fakt čtou a chodí na pobočku

„Máme externí agenturu na marketingovou komunikaci, která nám dělá …

Celý článek Case Study

Co dělat, když je projekt rozjebaný jak ruská carevna?

Čím dál častěji mě zvou k projektům, které jsou ve stádiu mrtvoln…

Celý článek Case Study

Co dělat, když se projekt vyvíjí jako jízda na sáňkách v létě…

Znáte to. Odstartujete projekt, častokrát nemusí jít ani o nic zásadn…

Celý článek Meetings

Pristupujte k emailingu ako k randeniu

Pri zmienke o emailingu často myslíme ihneď na zložité newslettery, de…

Celý článek E-mailing