Zbavte se neproduktivních mítinků a získejte 31 hodin měsíčně

Dana Salačová

“Prosim tě, promiň, já už musim, mám další mítink…”

Spočítali jste si, kolik času vám zbůhdarma sežerou mítinky? Kam někdo (v horším případě vy) přišel pozdě, nepřišel vůbec nebo kde jste na konci nevěděli, co se vlastně domluvilo?

Ukážu vám, jak ušetřit 31 hodin měsíčně. To je množství, které podle tohoto článku padne na neproduktivní mítinky.

0__CaCw9YIzJv6Fjrx.jpg Photo by Agê Barros on Unsplash

Scénář první: Tak se na to potkáme v úterý ve 2 na Meetu, ju?

Ve “dvě pět” se “na Meetu” ozve pípnutí a mumlání Jany, že si nestihla dojít ani na záchod.

Dana: Shrnuje hlavní body callu a seznam otázek na Janu.

Jana: Kouká jako jelen do světlometu. “Moment.” Hledá v papírech na stole, pod stolem, v počítači.

Minuty ubíhají a nezdá se, že by mítink mohl nabrat rozumný směr. “Dani, můžeme to vzít víc zeširoka?”

Když dojde na lámání chleba, Jana vymýšlí způsob, jak ze sebe úkol setřepat v duchu: “Až se vyřeší x, dodám y.”.

Pro 5 minut zpoždění se nestřílí. Ale…

… U vedoucích pracovníků tvoří v průměru pozdní příchody na mítink 5 dní a 19 hodin ročně! Zdroj je tady.

Navíc Jana běhá z mítinku na mítink a netuší, co se bude řešit, natož aby se na ně připravila.

Zastavte se a určete pravidla

Řekněte Janě, ať si dá 30 minut, napíše pár smysluplných bodů k dnešní agendě a dojde si na záchod. Pravděpodobně po takové přípravě hovor proběhne za poloviční čas.

Dejte najevo, že pozdní příchody netolerujete. Když už trváte na hodinových mítinzích, zaveďte ve firmě pravidlo 50minutových mítinků, aby lidi měli čas se přesouvat a vydechnout.

Scénář druhý: Sdílení zážitků stmeluje tým

Petra: “Teda dnes to hicuje. Člověk se vidí někde u vody…”

Marcela: “My byli loni v Chorvatsku, měli jsme krásné ubytování. Vydržte, pohledám kontakt…”

Po půl hodině nepadlo jediné slovo k plánovanému tématu, zato všichni přítomní v konferenční místnosti už mají slušný přehled o ubytování na Malém Lošinu.

Lenka: “Hele, manžel mi zrovna píše, že mají hrozně levný last minuty do Rumunska, nebyli jste tam náhodou?”

0_FJ9JgzwNHyngIatq.jpg Photo by Sai Kiran Anagani on Unsplash

Small talk na začátku mítinku uvolňuje. Ale…

… Takhle rozvolněný mítink už nikdo na koleje nenahodí.

A podle 55 % odborníků je používání telefonu nejotravnější věc na mítinzích.

Ukažte, kdo to tu vede

Zavčas diskuzi usměrněte. Cokoli nad 5 minut je rozjetý small talk.

Na začátku se domluvte, že se všichni plně soustředíte na mítink. A vyžádejte si svolení to v průběhu připomenout, když někdo vytáhne telefon.

Scénář třetí: Pokyn zněl jasně

Táňa (manažerka): “Dneska tu sedíme, protože shora přišel pokyn vykopnout víc cool apku, než má konkurence.”

Maruška (manažerka): “Posledně byl ale problém s fotkama v blogpostech, to musíme pošéfovat. Dala bych tam vysmátýho maskota.”

Karel (projekťák): “Apka je přece vážná věc, musíme tam dát fotku majitelů.”

Maruška: “A co vážnýho maskota?”

Moment, jakže zněl pokyn?

Vykopnout cool apku, ale nikdo už neřekl, co probereme jako první a co jako poslední. Na začátku projektu se řeší jeho nastavení a smysl, ne finální detaily.

Určete priority a posloupnost prací

72 % odborníků tvrdí, že úspěšný mítink dělá stanovení jasných cílů, podle 67 % je to jasná agenda (zdroj je tady.

Vedoucí mítinku na začátku jasně určí cíle a ohlídá, aby se to v průběhu nerozjelo. Čím víc se debata rozproudí, tím těžší je ji utnout. Pomůže dát do kalendáře upomínku s člověkem, se kterým to v ten správný moment proberete.

Obyčejný hodinový mítink stojí firmu kolem 3 000 Kč

Kvůli cool apce se sešli dvě manažerky (hrubá mzda každé 50 000 Kč), projekťák a produkťák (každý 40 000 Kč) a šéf IT (80 000 Kč).

Přepočteno na náklady firmy je to cca 3000 Kč. V zahraničí na to jsou kalkulačky, třeba tahle.

0_ZV3ewIaraLmfULH2.jpg Photo by Jp Valery on Unsplash

Ty tři scénáře všichni dobře známe. Mají jedno společné: Trvají dlouho a nepřinesou nic. A co hůř, budou se donekonečna opakovat.

Jak na úspěšný mítink

  • Zkraťte ho. 20minutové mítinky jsou mnohem produktivnější než ty hodinové. Jde se rovnou k věci a všichni jsou ze svižného tempa dobře naladění.
  • Připravte si předem agendu, určete cíle a časově vše rozplánujte tak, abyste to stihli. Připočtěte rezervu 25 %.
  • Tento plán na začátku představte. Všem je jasné, s čím z mítinku odejdete.
  • Domluvte se, že veškerý hovor mimo téma utnete. A řiďte se tím.
  • Všechny poproste, aby se plně věnovali mítinku a nepoužívali telefony. Připomeňte jim to, když to nedodrží.
  • Pokud máte přece jen hodinový mítink nebo někdo není připravený, zadejte samostatnou práci. Využijete tak čas mítinku na to něco na projektu reálně odmakat.
  • Na konci shrňte, co jste odpracovali. Rozdejte úkoly, určete jejich termíny a místo, kam je zapíšete. Vyhnete se tak pozdějším nejasnostem, kdo měl co a do kdy udělat.

A co vy? Máte něco konkrétního, co vás trápí? Pojďme to probrat u kafe! :)

Dana Salačová

Další články

Jak za pár hodin zastavit postupující chaos ve firmě

Začátkem letošního roku se na mě obrátil GarantovanýNájem.cz s pros…

Celý článek Case study

Jak zavést ve firmě udržitelné změny a ještě u toho ušetřit moře času

Možná chcete ve firmě zavést nějakou změnu, ale nevíte, kde začít.…

Celý článek Case study

Jak nastartovat inovace služeb v neziskovce

Když mi loni v březnu bylo nabídnuto, abych se ujala mentoringu HCD v te…

Celý článek Inovace

Jak během krize získat náskok před konkurencí?

Stojíme na počátku (nejen) ekonomické krize. Klienti se mě čím dál …

Celý článek Case study

Jak díky inovacím na ministerstvu pomáháme lidem snáze projít oddlužením

Ukážu vám projekt, kde pomáháme mnoha lidem začít nový život bez d…

Celý článek Case study

Díky nám si ve firmě zorganizovali workshop sami. A to za dost vražedných podmínek

Jak udělat workshop bez zkušeného facilitátora? Těžko, řekl by škar…

Celý článek Case study

Optice Richter jsme překopali celý e-mailing. Teď ho lidi fakt čtou a chodí na pobočku

„Máme externí agenturu na marketingovou komunikaci, která nám dělá …

Celý článek Case Study

Co dělat, když je projekt rozjebaný jak ruská carevna?

Čím dál častěji mě zvou k projektům, které jsou ve stádiu mrtvoln…

Celý článek Case Study

Co dělat, když se projekt vyvíjí jako jízda na sáňkách v létě…

Znáte to. Odstartujete projekt, častokrát nemusí jít ani o nic zásadn…

Celý článek Meetings

Pristupujte k emailingu ako k randeniu

Pri zmienke o emailingu často myslíme ihneď na zložité newslettery, de…

Celý článek E-mailing