Co dělat, když je projekt rozjebaný jak ruská carevna?

Dana Salačová

Čím dál častěji mě zvou k projektům, které jsou ve stádiu mrtvolného rozkladu. A nikdo neví, čím to a co s tím. V tomhle článku si to řekneme. Během 5 minut zjistíte, jak projekt nahodit na koleje a zabránit tomu, aby z nich příště sjel.

wilhelm-gunkel-6bibCUj3lfA-unsplash.png Obr. 1: Wilhelm Gunkel. The best way ist just to start. [Cit. 2024-03-20]. Dostupné z: https://unsplash.com/photos/black-and-white-typewriter-on-white-table-6bibCUj3lfA

Když do takového projektu naskočím, brzy od lidí v týmu zjistím, že je to chyba Karla, Máni nebo toho druhého oddělení. Situace ale většinou není tak černobílá. Proč se to teda podělalo?

Většina projektů má tendenci se sesypat na samém začátku. 37 % projektů je odsouzeno k nezdaru jen kvůli tomu, že si firma dostatečně nevydefinuje cíle a milníky projektu. Slovy TŘICET SEDM PROCENT. Víc než třetina. O tomto tématu jsem se již zmínila v článku Jak zavést ve firmě udržitelné změny.

Na průšvih máte zaděláno vždy, když projekt:

  • nemá vymezené hranice a cíl;
  • má vymezené hranice a cíl, které lidé v týmu chápou každý po svém;
  • nemá spočítané zdroje a kapacity lidí;
  • nemá jasně rozplánované práce do menších celků s jasnými termíny;
  • nemá vlastníky pro jednotlivé úkoly;
  • vyšel jen z něčí hlavy bez objektivních potřeb zákazníků;
  • postupně vytváří čím dál větší nesoulad v týmu o jeho směrování;

Projekt bez hranic

K definování relevantních hranic je třeba klást si správnou otázku. V tomto případě otázka zní: „Čeho konkrétně chcete dosáhnout?“ Rozhodně to nemá být: „Co konkrétně chcete udělat?“ Rozdíl je markantní, hned vysvětlím.

jon-tyson-hhq1Lxtuwd8-unsplash.png Obr. 2: John Tyson. White markee light. [Cit. 2024-03-20]. Dostupné z: https://unsplash.com/photos/white-markee-light-hhq1Lxtuwd8

Představte si krásnou moderní prosklenou kancelář. Zelené kytky, bílé stoly. Spousta schopných lidí za počítači. Přichází někdo moc důležitý, na první pohled šéf. Má skvělý nápad na projekt a křičí k nikomu určitému, že se projekt spustí. A Ergo projekt se spustí.

Deadline projektu je ambiciózní. Opřený o pseudo-must have událost, na kterou musí být projekt ready. Proč pseudo? Jen málokdy se stane něco zásadního, když danou věc do události nestihnete.

Máte pevný deadline, ale jen velmi vágní ideu projektu. Hlavní capo di tutti má svou vlastní představu, kterou členové týmu musí vytušit. Je to člověk na pravém místě, takže se nechává pravidelně o projektu informovat. Ví, že projekt šlape a deadline stihnete. Mezitím se myšlenky v týmu posunuly na míle daleko od představy, kterou si sám hýčká v hlavě, a je úplně jinde oproti původnímu záměru. Capo dost pravděpodobně dřív nebo později projekt stopne, prodlouží, vrátí tým na začátek a zcela určitě celý tým demotivuje. A vy budete pořádně vykartáčováni.

Pakliže se ale šéf neúčastní zásadních setkání, na kterých padají klíčová rozhodnutí o vývoji projektu, nemůže chápat, proč projekt jde jinak, než byl na startu vydefinován.

U jednoho osvíceného klienta jsem dokonce viděla, že každý projekt začíná projektovým briefem. Možná se to děje i u vás ve firmě. Ale ruku na srdce, kolik pozornosti tomuto briefu dáváte? A berete jej skutečně jako pojistku toho, abyste nebyli nemile překvapeni v průběhu? Z mé zkušenosti to bez úvodního setkání všech zainteresovaných stran a hlavně decision makerů nejde.

Jak tedy projekt správně nastartovat?

Začněte společným workshopem, na kterém vymezíte mantinely projektu. Zkuste sestoupit od abstraktních a vágních sdělení a jděte po jádru pudla.

jon-tyson-r9T0LZv8xWQ-unsplash.png Obr. 3: John Tyson. Numbering start line on concrete floor. [Cit. 2024-03-20]. Dostupné z: https://unsplash.com/photos/numbering-start-line-on-concrete-floor-r9T0LZv8xWQ

Např. Co je to vytvořit „nový cool web“?

Teď jsem dostala poptávku na vytvoření cool a kreativního HR webu pro jednu technologickou firmu. Když jsem si četla brief, lehce jsem se u něj opotila. V hlavě jsem si hned představila neskutečné grafické kudrlinky a vychytávky. Následně se při vyjasňování zadání ukázalo, že požadavky firmy jsou o poznání skromnější.

Naše vnímání jednotlivých pojmů, počínaje tím „Co je cool, proklientské, podporující byznys, levné, drahé, rychlé, pomalé…?“ je velmi odlišné a před každým projektem je třeba si sladit budíky.

Nebo „vylepšení zákaznické podpory“. Co to znamená? Je dostatečné, že přidáte kytky na prodejnu nebo chcete redesignovat celou službu?

Jaké máte zdroje? Hlavně finanční a lidské? A u těch lidských zdrojů, jaké jsou skutečné časové kapacity členů týmu a jejich role v něm?

A pak přijde to hlavní… Proč tenhle projekt vlastně chcete dělat? Je nutné zjistit skutečné motivace decision makerů. Ušetří vám to hodně starostí v pozdějších fázích projektu.

Jakožto designérka služeb se vždy snažím zjistit, jestli požadované řešení odpovídá potřebám těch, pro které se změna designuje. Ať už je to zaměstnanec nebo koncový klient. Častokrát se totiž ukáže, že první nápad není tím, který dokáže tuto potřebu co nejlépe naplňovat.

Máte stanovené hranice, na řadě je obhajoba

Nyní většinou musíte před klientem odargumentovat, proč se chceme vydat jinou cestou než původně navrhoval on. S tím vám pomůže analýza jednotlivých řešení, odhad nákladů a požadovaného dopadu.

Tuto část můžete udělat samostatně a nezatěžovat tím vedení. Jen přinést podklady pro rozhodnutí na setkání, kde je šéf většinou ochotný přepnout se do racionálního módu a hodnotit projekt na základě jeho potenciálních přínosů.

Zároveň je také super připravit si analýzu příležitostí a rizik, které si s sebou projekt nese. Zvědomění si následků přešvihnutého časového budgetu, rozpočtu nebo nabobtnání projektu, vám vloží další trumfy do ruky a prostor pro manévrování.

Po takovémto workshopu máte postaveny slušné stabilní základy, ke kterým byste se měli pravidelně vracet.

Jak definitivně zamezit chaosu na projektu?

Definujte hlavní designovou výzvu. Jak správně vytvořit designovou výzvu krásně a srozumitelně popisuje KISK.

Proč je designová výzva důležitá i mimo design služeb? Zarámuje vám to, co chcete zjistit. Když se k designové výzvě vracíte, snadno si řeknete a vedení odargumentujete, proč jste se vydali zrovna touto cestou. Samozřejmě je velmi žádoucí designovou výzvu dělat s decision makery.

V čem je největší přínos designové výzvy? Ohraničí to, co má ještě projekt řešit a co už ne. Jednoduše tak identifikujete odchylky. A pokud nastanou, tak si vědomě můžete říct, jestli je dává smysl udělat či nikoliv.

Další důležitou součástí je, z mé zkušenosti, práce v malém týmu. Velké týmy se obtížně koordinují a komunikace vázne. Narůstá tak finanční a časová náročnost projektu.

Je dobré si předem stanovit milníky projektu. Já je dělám prověřenou metodou, podle fází HCD procesu. Doporučuji si hned ze začátku projektu dát na termíny milníků společné 4hodinové workshopy, kde se společně posunete do další fáze. Drží to tým ve střehu a v tempu.

Double diamond.png

Co dál?

Osvědčily se mi také krátké a pravidelné mítinky s týmem, který na projektu pracuje. Stačí 20 minut, častokrát jen 5. Cílem je sladit se a zjistit, jestli někdo nenabírá skluz. Inspiraci, jak na efektivní mítinky, najdete zde.

Dana Salačová

Další články

Jak za pár hodin zastavit postupující chaos ve firmě

Začátkem letošního roku se na mě obrátil GarantovanýNájem.cz s pros…

Celý článek Case study

Jak zavést ve firmě udržitelné změny a ještě u toho ušetřit moře času

Možná chcete ve firmě zavést nějakou změnu, ale nevíte, kde začít.…

Celý článek Case study

Jak nastartovat inovace služeb v neziskovce

Když mi loni v březnu bylo nabídnuto, abych se ujala mentoringu HCD v te…

Celý článek Inovace

Zbavte se neproduktivních mítinků a získejte 31 hodin měsíčně

“Prosim tě, promiň, já už musim, mám další mítink…”…

Celý článek Meetings

Jak během krize získat náskok před konkurencí?

Stojíme na počátku (nejen) ekonomické krize. Klienti se mě čím dál …

Celý článek Case study

Jak díky inovacím na ministerstvu pomáháme lidem snáze projít oddlužením

Ukážu vám projekt, kde pomáháme mnoha lidem začít nový život bez d…

Celý článek Case study

Díky nám si ve firmě zorganizovali workshop sami. A to za dost vražedných podmínek

Jak udělat workshop bez zkušeného facilitátora? Těžko, řekl by škar…

Celý článek Case study

Optice Richter jsme překopali celý e-mailing. Teď ho lidi fakt čtou a chodí na pobočku

„Máme externí agenturu na marketingovou komunikaci, která nám dělá …

Celý článek Case Study

Co dělat, když se projekt vyvíjí jako jízda na sáňkách v létě…

Znáte to. Odstartujete projekt, častokrát nemusí jít ani o nic zásadn…

Celý článek Meetings

Pristupujte k emailingu ako k randeniu

Pri zmienke o emailingu často myslíme ihneď na zložité newslettery, de…

Celý článek E-mailing