Díky nám si ve firmě zorganizovali workshop sami. A to za dost vražedných podmínek

Dana Salačová

Jak udělat workshop bez zkušeného facilitátora? Těžko, řekl by škarohlíd. Odvést dobrý workshop je fuška. Potřebujete kromě teorie i hromadu zkušeností, protože skoro vždy přichází nové výzvy. Facilitátor je důležitý. Můžete si ale poradit i bez něj. Klíčová je perfektní příprava. Ukážeme vám, jak jsme na to šli onehdá v nejmenované firmě.

Obr0.png Photo by Nick Fewings on Unsplash

Workshopů dělám za rok v průměru sto. Takže dva každý týden. Někdy si říkám, jestli se ti lidi vůbec dokážou shodnout. Kde je nejčastěji zakopán pes?

  • Něčí ego,
  • nedostatek informací,
  • nedostatek empatie,
  • chybí externí facilitátor, který by to uměl za pomoci vnější autority a často i vysoké hodinovky rozseknout.

Dnes to ale chceme bez facilitátora. Jak na to? Ukážu vám, jak jsme na to šli s Markem.

Marek dostal jakožto nový a jediný markeťák ve firmě za úkol rozseknout táhnoucí se změnu názvu firmy. Bavíme se o středně velké firmě, která má dost placatou strukturu, a tak spousta lidí kafrá prakticky do všeho. Předchozí název vybrala firmy demokraticky. Všichni zaměstnanci dělali selekci tak dlouho, dokud nezbylo poslední jméno. Selhali – firma název nepřijala. Nový výběr se uskuteční na workshopu, který zorganizuje Marek. A za mnou přišel, abychom vymysleli krizové scénáře.

Obr1.png Photo by Markus Winkler on Unsplash

Přezula jsem se do bot výzkumníka a začala rozebírat s Markem celou situaci od podlahy.

Zjistěte maximum informací

Selský rozum velí nejdřív se ptát a pak až vymýšlet. Udělejte to tak.

  1. Vyptejte si kontext. Ten je naprosto klíčový, abyste situaci uchopili za správný konec.
  2. Podívejte se na věc očima zúčastněných.
  3. Vytipujte potížisty a anděly. (Andělé jsou pro vaši věc nakoupeni. Potížisté ji zarputile odmítají. Klidně jim vymyslete méně hanlivé jméno.)
  4. Promyslete, jak s nimi jednat. Ať maximalizujete pravděpodobnost, že se všichni zúčastnění domluví.

Máme prakticky (sebe)vražedné podmínky

Mantinely workshopu jsou jasné:

  • 45 minut
  • online
  • pro 7 lidí
  • a 17 nápadů.

45 minut mínus 15 minut na technické problémy a pozdní připojení rovná se – pokud dobře počítám – 30 minut na to, aby Marek na základě posbíraných informací došel s týmem k definitivnímu názvu společnosti, se kterým budou všichni spokojení. Navěky. Marek je kabrňák, že si po mém výpočtu nešel do krámu pro lano.

Obr2.png Photo by Veri Ivanova on Unsplash

Rizikovou situaci ovládnete skvělou přípravou

  • Posbírali jsme si předem všechny dostupné informace a nápady. Víme, které tým hodnotí pozitivně. Tím jsme ušetřili moře času, tyto informace bychom v daném čase nestihli vůbec probrat. Workshop už se musel zaměřovat pouze na hledání shody. Máme teď celkem 17 možností – takže furt kotel.
  • Připravte si fakt dobré zarámování. Co nás čeká, jaká vidíte rizika, preventivní kroky a co se stane, když to zvládnete dobře. A taky co se stane, když to dopadne špatně, a jaké kroky budou následovat. Tohle všechno účastníkům velmi působivě sdělte na začátku workshopu.
  • Nastavte pravidla. Vyžádejte si svolení kdykoliv kohokoliv přerušit v zájmu extra produktivní diskuze a dosažení kýženého cíle.
  • Vytvořte pocit, že jste tým. Vytvořte několik malých týmů a dejte jim velmi omezený čas v řádu minut. Nechte je dohodnout se na řešení. Výhodou pro vás je, že pak neřešíte sedm názorů, ale jen dva. A to už je úplně jiná hra, která je v daném kontextu hratelná.

Jak dosáhnete shody?

  • Nenechte účastníky dojít do situace, kdy si týmy už zarputile prosazují svůj výběr. Mluvte o preferovaných variantách, ne o „vítězných“, nebo dokonce „nejlepších“. Lidé si ke svému miláčkovi nevytvoří tak blízký vztah.
  • Vyměňte týmům preferované varianty a dejte jim omezený čas na to, aby zhodnotily, co je na nich „objektivně“ dobré a co zas ne až tak dobré. Postavte účastníky do situace, kdy mají obhajovat postoje druhého názorového tábora. Tím nastartujete empatii a hlubší porozumění. Tuto metodu vám silně doporučuji.
  • Pak teprve nechte týmy vybrat top variantu.
  • Dejte prostor diskuzi.
  • Důsledně diskuzi moderujte a nenechte ji rozjet v nepodstatné detaily. Vy jste tu šéf. Dejte pozor, ať vám jeden či dva členové nepřekřičí celou skupinu.

Obr4.png Photo by Farknot on EnvatoElements

Co když pořád není shoda

Připomeňte objektivní parametry výběru. A jak je jednotlivé názvy naplňují. Cílem je najít shodu u obou táborů. Zjistěte, co by se muselo stát, aby se domluvili. Pak uvidíte, co je na jejich návrhu to podstatné. A můžete začít otevřený dialog k hledání řešení. Tak najdete klíč k vítězné variantě.

Vše shrňte a vysvětlete další kroky

Na konci se ujistěte – a vyžádejte si souhlas! –, že jsou všichni přítomní s názvem v pohodě. To, že nevykřikují nesouhlas, není dost. Může se totiž lehce stát, že se jim dané věci ex post rozleží v hlavě a budou se domáhat další diskuze. Po skončení Marek ještě pošle e-mail, kde vysvětlí a odůvodní vybranou variantu.

Jak na zapeklité workshopy

S těmihle kroky si vystačíte ve většině případů. Když ke shodě přesto nedojde, Marek si posbírá zpětnou vazbu od účastníků. Odstraní potíže na základě zpětné vazby a zorganizuje ještě jeden workshop ve stejné sestavě. Nebo se zpětnou vazbou půjde za šéfem a uspořádá s ním oznamovací mítink, na kterém CEO managementu odůvodní, proč se rozhodl pro určitou variantu. A dá prostor pro zpětnou vazbu. Druhá varianta by ale byla v našem případě prakticky nehratelná, protože by silně demotivovala tým k další kooperaci s marketingem.

Usnadněte si práci

Někdy jsou podmínky jasně dané. Když to ale jde, upravte je ve svůj prospěch.

  • Udělejte setkání prezenčně.
  • Dejte si na něj 3 hodiny.
  • Vyhrajte si se zarámováním. Připomeňte kontext a jak se projekt vyvíjel v čase. Lidé to buď neví nebo si to pamatují jinak.

A jak to dopadlo v našem případě s Markem? Firma se i v těchto vražedných podmínkách skutečně dokázala domluvit. Když tento článek dopisuji, už je to skoro měsíc ode dne, kdy padlo rozhodnutí. A hlavně – to rozhodnutí přežilo, aniž by bylo opětovně rozrýpáno.

Obr5.png Photo by KostiantynVoitenko on EnvatoElements

Potřebujete ve firmě efektivně rozseknout zašmodrchaný problém? Nebo stojíte před velkou výzvou?

Přijďte na workshop z letadla. Podíváme se na to z nadhledu a začneme vaše klubko rozplétat.

  • Zrevidujeme vaše cíle. V kontextu celé firmy a vašich dlouhodobých potřeb. Nikoliv jen daného problému.
  • Identifikujeme správné výzvy. Zmapujeme příležitosti a potenciální rizika. Stanovíme cíle a očekávání.
  • Připravíme seznam konkrétních úkolů. Každý projekt rozdělíme do dílčích celků. Přidáme vlastníky a termíny.

Přečtěte si další články z designérské práce.

To mě zajímá

Dana Salačová

Další články

Jak za pár hodin zastavit postupující chaos ve firmě

Začátkem letošního roku se na mě obrátil GarantovanýNájem.cz s pros…

Celý článek Case study

Jak zavést ve firmě udržitelné změny a ještě u toho ušetřit moře času

Možná chcete ve firmě zavést nějakou změnu, ale nevíte, kde začít.…

Celý článek Case study

Jak nastartovat inovace služeb v neziskovce

Když mi loni v březnu bylo nabídnuto, abych se ujala mentoringu HCD v te…

Celý článek Inovace

Zbavte se neproduktivních mítinků a získejte 31 hodin měsíčně

“Prosim tě, promiň, já už musim, mám další mítink…”…

Celý článek Meetings

Jak během krize získat náskok před konkurencí?

Stojíme na počátku (nejen) ekonomické krize. Klienti se mě čím dál …

Celý článek Case study

Jak díky inovacím na ministerstvu pomáháme lidem snáze projít oddlužením

Ukážu vám projekt, kde pomáháme mnoha lidem začít nový život bez d…

Celý článek Case study

Optice Richter jsme překopali celý e-mailing. Teď ho lidi fakt čtou a chodí na pobočku

„Máme externí agenturu na marketingovou komunikaci, která nám dělá …

Celý článek Case Study

Co dělat, když je projekt rozjebaný jak ruská carevna?

Čím dál častěji mě zvou k projektům, které jsou ve stádiu mrtvoln…

Celý článek Case Study

Co dělat, když se projekt vyvíjí jako jízda na sáňkách v létě…

Znáte to. Odstartujete projekt, častokrát nemusí jít ani o nic zásadn…

Celý článek Meetings

Pristupujte k emailingu ako k randeniu

Pri zmienke o emailingu často myslíme ihneď na zložité newslettery, de…

Celý článek E-mailing