Prosim tě, promiň, já už musim, mám další mítink…”
Spočítali jste si, kolik času vám zbůhdarma sežerou mítinky? Kam někdo (v horším případě vy) přišel pozdě, nepřišel vůbec nebo kde jste na konci nevěděli, co se vlastně domluvilo?
Ukážu vám, jak ušetřit 31 hodin měsíčně. To je množství, které podle tohoto článku padne na neproduktivní mítinky.
Ve zkratce
- Neproduktivní mítinky stojí firmy až 31 hodin měsíčně.
- Rozebírám tři typické scénáře: pozdní příchody bez přípravy, odbíhání od tématu a nejasné zadání.
- Pomáhají jasná pravidla, příprava agendy, vedení mítinku a určené priority.
Scénář první
Tak se na to potkáme v úterý ve 2 na Meetu, ju?
- Ve “dvě pět” se “na Meetu” ozve pípnutí a mumlání Jany, že si nestihla dojít ani na záchod.
- Dana: Shrnuje hlavní body callu a seznam otázek na Janu.
- Jana: Kouká jako jelen do světlometu. “Moment.” Hledá v papírech na stole, pod stolem, v počítači.
- Minuty ubíhají a nezdá se, že by mítink mohl nabrat rozumný směr. “Dani, můžeme to vzít víc zeširoka?”
- Když dojde na lámání chleba, Jana vymýšlí způsob, jak ze sebe úkol setřepat v duchu: “Až se vyřeší x, dodám y.”.
Pro 5 minut zpoždění se nestřílí. Ale…
… U vedoucích pracovníků tvoří v průměru pozdní příchody na mítink 5 dní a 19 hodin ročně! Zdroj je tady.
Navíc Jana běhá z mítinku na mítink a netuší, co se bude řešit, natož aby se na ně připravila.
Zastavte se a určete pravidla
Řekněte Janě, ať si dá 30 minut, napíše pár smysluplných bodů k dnešní agendě a dojde si na záchod. Pravděpodobně po takové přípravě hovor proběhne za poloviční čas.
Dejte najevo, že pozdní příchody netolerujete. Když už trváte na hodinových mítinzích, zaveďte ve firmě pravidlo 50minutových mítinků, aby lidi měli čas se přesouvat a vydechnout.
Scénář druhý
Sdílení zážitků stmeluje tým
- Petra: “Teda dnes to hicuje. Člověk se vidí někde u vody…”
- Marcela: “My byli loni v Chorvatsku, měli jsme krásné ubytování. Vydržte, pohledám kontakt…”
- Po půl hodině nepadlo jediné slovo k plánovanému tématu, zato všichni přítomní v konferenční místnosti už mají slušný přehled o ubytování na Malém Lošinu.
- Lenka: “Hele, manžel mi zrovna píše, že mají hrozně levný last minuty do Rumunska, nebyli jste tam náhodou?”
Small talk na začátku mítinku uvolňuje. Ale…
… Takhle rozvolněný mítink už nikdo na koleje nenahodí.
A podle 55 % odborníků je používání telefonu nejotravnější věc na mítinzích.
Ukažte, kdo to tu vede
Zavčas diskuzi usměrněte. Cokoli nad 5 minut je rozjetý small talk.
Na začátku se domluvte, že se všichni plně soustředíte na mítink. A vyžádejte si svolení to v průběhu připomenout, když někdo vytáhne telefon.
Scénář třetí
Pokyn zněl jasně
- Táňa (manažerka): “Dneska tu sedíme, protože shora přišel pokyn vykopnout víc cool apku, než má konkurence.”
- Maruška (manažerka): “Posledně byl ale problém s fotkama v blogpostech, to musíme pošéfovat. Dala bych tam vysmátýho maskota.”
- Karel (projekťák): “Apka je přece vážná věc, musíme tam dát fotku majitelů.”
- Maruška: “A co vážnýho maskota?”
Moment, jakže zněl pokyn?
Vykopnout cool apku, ale nikdo už neřekl, co probereme jako první a co jako poslední. Na začátku projektu se řeší jeho nastavení a smysl, ne finální detaily.
Určete priority a posloupnost prací
72 % odborníků tvrdí, že úspěšný mítink dělá stanovení jasných cílů, podle 67 % je to jasná agenda (zdroj je tady.
Vedoucí mítinku na začátku jasně určí cíle a ohlídá, aby se to v průběhu nerozjelo. Čím víc se debata rozproudí, tím těžší je ji utnout. Pomůže dát do kalendáře upomínku s člověkem, se kterým to v ten správný moment proberete.
Obyčejný hodinový mítink stojí firmu kolem 3 000 Kč
Kvůli cool apce se sešli dvě manažerky (hrubá mzda každé 50 000 Kč), projekťák a produkťák (každý 40 000 Kč) a šéf IT (80 000 Kč).
Přepočteno na náklady firmy je to cca 3000 Kč. V zahraničí na to jsou kalkulačky, třeba tahle.
Ty tři scénáře všichni dobře známe. Mají jedno společné: Trvají dlouho a nepřinesou nic. A co hůř, budou se donekonečna opakovat.
Jak na úspěšný mítink
- Zkraťte ho. 20minutové mítinky jsou mnohem produktivnější než ty hodinové. Jde se rovnou k věci a všichni jsou ze svižného tempa dobře naladění.
- Připravte si předem agendu, určete cíle a časově vše rozplánujte tak, abyste to stihli. Připočtěte rezervu 25 %.
- Tento plán na začátku představte. Všem je jasné, s čím z mítinku odejdete.
- Domluvte se, že veškerý hovor mimo téma utnete. A řiďte se tím.
- Všechny poproste, aby se plně věnovali mítinku a nepoužívali telefony. Připomeňte jim to, když to nedodrží.
- Pokud máte přece jen hodinový mítink nebo někdo není připravený, zadejte samostatnou práci. Využijete tak čas mítinku na to něco na projektu reálně odmakat.
- Na konci shrňte, co jste odpracovali. Rozdejte úkoly, určete jejich termíny a místo, kam je zapíšete. Vyhnete se tak pozdějším nejasnostem, kdo měl co a do kdy udělat.
Obr. 1: Agê Barros. Unsplash. A close up of a watch with black background. [Cit. 2022-07-19]. Dostupné z: https://unsplash.com/photos/a-close-up-of-a-watch-with-a-black-background-526hb8GKvB8
Obr. 2: Ethan Robertson. Black ray ban wayfarer sunglasses on beach sand [online]. In: unsplash.com. [Cit. 2022-07-19]. Dostupné z: https://unsplash.com/photos/black-ray-ban-wayfarer-sunglasses-on-beach-sand-SYx3UCHZJlo
Obr. 3: Jp Valery. Time lapse photography of several burning us dollar banknotes [online]. In: unsplash.com. [Cit. 2022-07-19] Dostupné z: https://unsplash.com/photos/time-lapse-photography-of-several-burning-us-dollar-banknotes-blOLCO2K4M0
A co vy? Máte něco konkrétního, co vás trápí? Pojďme to probrat u kafe!
