Jako designérku mě dlouhou dobu trápilo, že online meetingy jsou ve větším počtu jak 3 velmi neefektivní. Pak mne napadlo, že bych byla schopna urychlit schůzky o desítky procent skrze metodu brainwriting, kterou moderujete.
Vyzkoušejte, nebudete litovat!
Postup, jak na to:
- Vytvořte online google dokument.
- Nasdílejte na callu tento prázdný dokument.
- Pak položte první otázku, kterou do dokumentu i napište.
- Stanovte časový limit na sepsání odpovědi na tuto otázku – dejte týmu jen pár minut, max 3 minuty.
- Nechte všechny zúčastněné ať vždy napíší jejich jméno a pod to stručně v odrážkách, co k dané věci mají.
Takto během 3 minut budete mít za sebou úvodní kolečko, co všichni účastníci k tématu mají.
Takto to potom vypadá v reálu:
Vy jako moderátor projděte jednotlivé texty. Všechny, pokud to situace vyžaduje, nebo z nich děláte rovnou shrnutí – např. Zdá se, že všichni souhlasí až na Petra a Pepu, kteří mají tyto námitky.
Ve chvíli, kdy máte odpověď na první otázku, buď je věc vyřešená a pokračujete dalším tématem, nebo si berete nedořešené podtéma a napíšete jej jako další otázku do dokumentu. Následně úplně stejně jedete další kolo.
Další tipy:
- Je dobré si do samostatné sekce psát věci k dořešení
- Já využívám barvy semaforu, které v průběhu meetingu jednotlivým položkám přidávám. Zelenou dostanou vyřešené věci, oranžovou ty, kde je třeba ještě dořešit drobotiny, červenou jsou větší celky na kterych nepanuje shoda. Takto se rovnou uzavírají dílčí celky a diskuse plyne velmi efektivně.
Co vidím jako hlavní výhody tohoto přístupu:
- Tým tato metoda baví, mají radost, že se věci hýbou.
- Dokážete probrat za hodinu i robustní téma.
- Vše máte zapsáno, odpadá agenda se zápisky ze setkání.
Zvažujete pustit se do něčeho nového? Ozvěte se mi.
Zdroje:
Obr. 1: Mika Baumeister. A sign on the side of a building [online]. In: unsplash.com. [Cit. 2024-06-28]. Dostupné z: https://unsplash.com/photos/a-sign-on-the-side-of-a-building-LaqL8nxiacc
