Jak zavést ve firmě udržitelné změny a ještě u toho ušetřit moře času

3. ledna 2022

Možná chcete ve firmě zavést nějakou změnu, ale nevíte, kde začít. Možná máte obavu, že takový projekt sežere spoustu času. Možná se ptáte, jestli vůbec přinese nějaké skutečné dopady.

V tomhle článku vám ukážu, jak pomocí dvourychlostního přístupu udělat ve firmě změny, které mají velmi rychlý dopad na byznys, dávají dlouhodobě smysl a ještě vám ušetří spoustu času.

Změny nejdou dělat zprostředka

Většina klientů, kteří za mnou přichází s tím, že mají problém, má zároveň i vymyšlené řešení.

Když si spolu ale chvíli povídáme, začínáme společně objevovat další věci, které budeme muset s vymyšleným řešením domyslet. Většinou se jedná o procesy uvnitř a vně firmy, které s řešením musí vzniknout, a dopad řešení na podobu nabízené služby.

Jednoduše řečeno, klient nemá řešení namyšlené dostatečně komplexně a podrobně. A nemá definované základní parametry projektu — cíle, smysl projektu, kontext, za kterých projekt vzniká…

Dohledala jsem zajímavou statistiku o projektovém managementu, kde se mimo jiné píše, že 37 % projektů je odsouzeno k nezdaru už na startu kvůli tomu, že si firma nedostatečně vydefinuje cíle a milníky projektu. To je víc než třetina.

Řekněme si proto hned na rovinu:

Když nevíte, odkud a kam jedete, tak vám rozhodnutí, že pojedete autobusem, cestu nijak neusnadní.

Máme prakticky (sebe)vražedné podmínky

Mantinely workshopu jsou jasné:

45 minut
online
pro 7 lidí
a 17 nápadů.

45 minut mínus 15 minut na technické problémy a pozdní připojení rovná se – pokud dobře počítám – 30 minut na to, aby Marek na základě posbíraných informací došel s týmem k definitivnímu názvu společnosti, se kterým budou všichni spokojení. Navěky. Marek je kabrňák, že si po mém výpočtu nešel do krámu pro lano.

Rizikovou situaci ovládnete skvělou přípravou

Posbírali jsme si předem všechny dostupné informace a nápady. Víme, které tým hodnotí pozitivně. Tím jsme ušetřili moře času, tyto informace bychom v daném čase nestihli vůbec probrat. Workshop už se musel zaměřovat pouze na hledání shody. Máme teď celkem 17 možností – takže furt kotel.
Připravte si fakt dobré zarámování. Co nás čeká, jaká vidíte rizika, preventivní kroky a co se stane, když to zvládnete dobře. A taky co se stane, když to dopadne špatně, a jaké kroky budou následovat. Tohle všechno účastníkům velmi působivě sdělte na začátku workshopu.
Nastavte pravidla. Vyžádejte si svolení kdykoliv kohokoliv přerušit v zájmu extra produktivní diskuze a dosažení kýženého cíle.
Vytvořte pocit, že jste tým. Vytvořte několik malých týmů a dejte jim velmi omezený čas v řádu minut. Nechte je dohodnout se na řešení. Výhodou pro vás je, že pak neřešíte sedm názorů, ale jen dva. A to už je úplně jiná hra, která je v daném kontextu hratelná.

Jak dosáhnete shody?

Nenechte účastníky dojít do situace, kdy si týmy už zarputile prosazují svůj výběr. Mluvte o preferovaných variantách, ne o „vítězných“, nebo dokonce „nejlepších“. Lidé si ke svému miláčkovi nevytvoří tak blízký vztah.
Vyměňte týmům preferované varianty a dejte jim omezený čas na to, aby zhodnotily, co je na nich „objektivně“ dobré a co zas ne až tak dobré. Postavte účastníky do situace, kdy mají obhajovat postoje druhého názorového tábora. Tím nastartujete empatii a hlubší porozumění. Tuto metodu vám silně doporučuji.
Pak teprve nechte týmy vybrat top variantu.
Dejte prostor diskuzi.
Důsledně diskuzi moderujte a nenechte ji rozjet v nepodstatné detaily. Vy jste tu šéf. Dejte pozor, ať vám jeden či dva členové nepřekřičí celou skupinu.

Co když pořád není shoda

Připomeňte objektivní parametry výběru. A jak je jednotlivé názvy naplňují. Cílem je najít shodu u obou táborů. Zjistěte, co by se muselo stát, aby se domluvili. Pak uvidíte, co je na jejich návrhu to podstatné. A můžete začít otevřený dialog k hledání řešení. Tak najdete klíč k vítězné variantě.

Vše shrňte a vysvětlete další kroky

Na konci se ujistěte – a vyžádejte si souhlas! –, že jsou všichni přítomní s názvem v pohodě. To, že nevykřikují nesouhlas, není dost. Může se totiž lehce stát, že se jim dané věci ex post rozleží v hlavě a budou se domáhat další diskuze. Po skončení Marek ještě pošle e-mail, kde vysvětlí a odůvodní vybranou variantu.

Jak na zapeklité workshopy

S těmihle kroky si vystačíte ve většině případů. Když ke shodě přesto nedojde, Marek si posbírá zpětnou vazbu od účastníků. Odstraní potíže na základě zpětné vazby a zorganizuje ještě jeden workshop ve stejné sestavě. Nebo se zpětnou vazbou půjde za šéfem a uspořádá s ním oznamovací mítink, na kterém CEO managementu odůvodní, proč se rozhodl pro určitou variantu. A dá prostor pro zpětnou vazbu. Druhá varianta by ale byla v našem případě prakticky nehratelná, protože by silně demotivovala tým k další kooperaci s marketingem.

Usnadněte si práci

Někdy jsou podmínky jasně dané. Když to ale jde, upravte je ve svůj prospěch.

Udělejte setkání prezenčně.
Dejte si na něj 3 hodiny.
Vyhrajte si se zarámováním. Připomeňte kontext a jak se projekt vyvíjel v čase. Lidé to buď neví nebo si to pamatují jinak.

A jak to dopadlo v našem případě s Markem? Firma se i v těchto vražedných podmínkách skutečně dokázala domluvit. Když tento článek dopisuji, už je to skoro měsíc ode dne, kdy padlo rozhodnutí. A hlavně – to rozhodnutí přežilo, aniž by bylo opětovně rozrýpáno.

Potřebujete ve firmě efektivně rozseknout zašmodrchaný problém? Nebo stojíte před velkou výzvou?

Přijďte na workshop z letadla. Podíváme se na to z nadhledu a začneme vaše klubko rozplétat.
- Zrevidujeme vaše cíle. V kontextu celé firmy a vašich dlouhodobých potřeb. Nikoliv jen daného problému.
- Identifikujeme správné výzvy. Zmapujeme příležitosti a potenciální rizika. Stanovíme cíle a očekávání.
- Připravíme seznam konkrétních úkolů. Každý projekt rozdělíme do dílčích celků. Přidáme vlastníky a termíny.
Přečtěte si další články z designérské práce.