Znáte to. Odstartujete projekt, častokrát nemusí jít ani o nic zásadního, dokončíte jej na 80 % během týdne a pak měsíce dotahujete zbylých 20 %.
Jste umoření. Vaše chuť se projektu věnovat se rovná téměř nule. Vždy čekáte dny, někdy i týdny, na zpětnou vazbu, o které víte, že druhé straně zabere nanejvýš minuty.
Jakmile přelezete první překážku, zapojí se do projektu další lidé, kteří stejným způsobem (ne)dávají zpětnou vazbu. Měsíce ubíhají a vy máte pocit, že tenhle úkol se prostě nikdy nedokončí. A to, i když jeho dotažení je téměř na spadnutí.
Pro dokončení projektu se snažíte udělat maximum. Častokrát svoláte schůzku všech zainteresovaných, aby se projekt rychleji posunul, ale nastane jedna z následujících situací:
- Nepřijde jeden z decision makerů. Osoba, která má kompetenci vám projekt rozkopat.
- Decision maker přislíbí účast jen na část schůzky.
- Decision maker se schůzky mentálně neúčastní. Tak vám při zpětné vazbě vrátí již vykomunikované věci k dalším iteracím.
- Diskuze na mítinku se vždy zvrhne a řešíte související, nebo zcela nesouvisející problémy. Cyklíte se, neposouváte se, nálada v místnosti se horší.
Ve zkratce
- Projekty se často zaseknou na posledních 20 %, protože schůzky s rozhodujícími lidmi nefungují.
- Typické situace: decision maker nepřijde, odejde v půlce, mentálně chybí nebo se diskuze zvrhne.
- Na každou situaci existuje konkrétní řešení, od přeplánování schůzky po sdílený dokument a barvy semaforu.
Co s tím?
Projděme si všechny situace hezky postupně.
1. Nepřijde jeden z decision makerů. Osoba, která má kompetenci vám projekt rozkopat.
V takovém případě schůzku přeplánujte. Vysvětlete důvody, proč je nutné, aby na schůzce byli všichni pozvaní po celou dobu, a proč je pro ně účast důležitá (pozor, ne pro vás, ale pro ně).
Často se můžete dostat do nepříjemné situace, ve které v podstatě rozkazujete nadřízeným, co mají dělat. Jak to udělat něžně?
- Dejte dohromady kontext projektu, a proč je pro firmu důležitý.
- Shrňte dosavadní vývoj projektu a kolik času, úsilí a peněz firmu stál. Případně, o jakou sumu se prodražil a nemusel. A jak neblahý dopad aktuální situace na firmu má.
- Vyžádejte si svolení být v tomto tvrdí. Nejde jen o vás, ale zdárné dokončení úkolu, který je pro firmu klíčový.
2. Decision maker přislíbí účast jen na část schůzky.
Platí bod výše. Tu chybějící část schůzky byste dotyčnému museli vysvětlovat znovu a není jisté, zda se vám to podaří. Navíc atmosféru a diskuze probíhající na schůzce nikdy nenasimulujete.
3. Decision maker se schůzky mentálně neúčastní. Tak vám při zpětné vazbě vrátí již vykomunikované věci k dalším iteracím.
Na začátku schůzky stanovte pravidla a požádejte o svolení všech zúčastněných je uplatňovat. Nebojte se v případě porušení upozorňovat na to, že k porušení došlo.
4. Diskuze na mítinku se vždy zvrhne a řešíte související, nebo zcela nesouvisející problémy. Cyklíte se, neposouváte se, nálada v místnosti se horší a ze všech zúčastněných je cítit zmar.
Dobře vydefinujte záměr projektu, připomeňte celý kontext, napište ideálně na viditelné místo vše, co potřebujete vyřešit. Klidně pojmenujte zakázaná témata.
Někdy jsou účastníci ale opravdu nezkrotitelní. Co s tím?
Vyhraďte jeden flipchart na témata na budoucí porady. Sem pište všechny nesouvisející podněty, které chtějí účastníci probrat. Když někdo začne zakázané téma, dejte jej na flipchart. Všem účastníkům tato pravidla pomáhají se uvolnit. Vidí, že jsou slyšeni a většinou tento způsob řízení schůzky zabere.
Co když nezabere?
Mojí osvědčenou metodou pro zvýšení efektivity na setkáních je společná kooperace v jednom dokumentu. Vždy položte otázku a nechte všechny účastníky napsat jejich myšlenku do dokumentu. Dejte jim krátký čas, maximálně 4 minuty. Pak přečtěte všechny poznámky a okomentujte je. Když vzejde z poznámek další otázka, adresujte ji přímo na jednotlivce. Pokud je třeba, aby danou otázku zodpověděli všichni, nebo pokud se diskuze opět rozjede, položte do online dokumentu další otázku, na kterou každý účastník odpoví.
Dále se mi osvědčila práce s barvami. Nejraději používám barvy semaforu. Pro schválené nápady/podněty používám zelenou, oranžově označuji vše, co je k další diskuzi a červeně zamítnuté nápady. Touto formou se mi daří vést moderovanou diskuzi extrémně rychle, hlavně vždy se smysluplnými závěry. Zkuste to!
Zvažujete pustit se do něčeho nového? Ozvěte se mi, úvodní hovor je zdarma.
